El producto o resultado del proyecto tiene características únicas e irrepetibles y por lo tanto hay un elevado grado de incertidumbre sobre la forma en que debe desarrollarse para garantizar un resultado exitoso.
Con la intención de acotar el grado de incertidumbre, las organizaciones suelen subdividir el mismo en etapas o fases. Cada fase incluye la finalización de uno o más productos. “deliverables”. Se entiende como “deliverable” a un elemento tangible o elemento resultante de un trabajo y por lo tanto susceptible de ser verificado. Por ejemplo un estudio de factibilidad o un prototipo de trabajo.
La finalización de una fase, en general, es un momento en el que mínimamente se revisa que es lo que se hizo y a que costo, y se trata de identificar y corregir desvíos presupuestarios. Esta revisión tiene el objetivo básico de determinar si se continúa o no el proyecto hacia la fase siguiente.
La subdivisión en fases también facilita la gestión, control y coordinación de las actividades del proyecto con las operaciones de rutina de la organización. En su conjunto las fases del proyecto conforman el ciclo de vida del mismo.
Aunque en general, el fin de una fase marca el comienzo de la siguiente, en algunas ocasiones y cuando el riesgo es aceptable, una fase puede comenzar aunque la que la precede no haya finalizado. Esta práctica de superposición entre fases se denomina usualmente “fast tracking”.
El ciclo de vida del proyecto, por su parte, determina el comienzo y finalización del mismo. Para entender esta definición tomemos como ejemplo nuevamente el desarrollo de un estudio de factibilidad para determinar la rentabilidad o atractivo comercial de un negocio.
La forma en que entendamos el proyecto determinara si el ciclo de vida del mismo se circunscribe al estudio en sí mismo o si este debe ser tomado como la fase inicial del proyecto cuyo resultado habilita o no el desarrollo de la fase posterior.
Al igual que en la finalización de las fases del proyecto, durante la finalización del proyecto o en el fin del ciclo de vida del mismo se produce la transferencia de los productos resultantes hacia la organización que contiene al proyecto, bajo la forma de transferencia tecnológica y/o en la delegación para la toma de decisiones.
En la definición del ciclo de vida del proyecto se incluye la descripción del trabajo que debe ser hecho en cada fase y el perfil profesional de las personas que están involucradas en cada una de ellas. Esta descripción puede adoptar una forma general o detallada según sean las necesidades del proyecto o la forma de trabajo adoptada por la organización que contiene al proyecto.
Independientemente de estas diferencias, existen aspectos comunes que es conveniente resaltar como características típicas del ciclo de vida del proyecto. Estas son:
Staff y costo: ~ La evolución del numero de participantes directos en el proyecto y el volumen de los recursos afectados en el comienzo del proyecto es relativamente bajo alcanzando su máximo nivel en la parte final para luego descender abruptamente en el cierre del proyecto.
Nivel de Incertidumbre / Exito: – Las probabilidades de éxito en el comienzo son bajas, mientras que la incertidumbre y el riesgo son altos durante la fase inicial.
Influencias externas y/o internas: ~ Las posibilidades de influenciar sobre el desarrollo del proyecto son altas en el inicio y decrecen en la medida que el proyecto evoluciona. La principal razón de esta característica es que el costo de introducir cambios o corregir errores en mayor en la medida que el proyecto avanza.
A los efectos de ejemplificar, se describen a continuación las fases constitutivas del ciclo de vida de un proyecto en una compañía constructora.
Etapa I – Factibilidad. – Esta etapa incluye la formulación del proyecto, el estudio de factibilidad, el diseño general y su aprobación. Se decide en el final de la fase la continuidad o no del proyecto.
Etapa II – Planeamiento y Diseño. - En esta etapa se incluye el diseño especifico, evaluación de costos y tiempos, definición de términos y condiciones contractuales. Al final de esta fase se habilita la firma del contrato marco o general.
Etapa III – Producción. - Fabricación, suministro, obra civil, instalación de sistemas y prueba. En el final de esta fase el proyecto está al 85% de su desarrollo.
Etapa IV - Entrega y puesta en servicio. – Prueba final y mantenimiento. Las facilidades o servicios de la obra están 100% completadas al final de esta fase.
Para finalizar esta reseña es conveniente mencionar que para la determinación de la cantidad de fases que conforman el ciclo de vida del proyecto, no hay un denominador común.
Es habitual encontrar entre cuatro y cinco fases aunque esto varía incluso entre organizaciones que realizan actividades idénticas.
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