En el ambiente de las organizaciones se desarrollan actividades de rutina inherentes al negocio o a la gestión misma de la empresa. Además de estas actividades se realizan esfuerzos específicos con un fin determinado que pueden tener mayor o menor relevancia y que no son parte de las acciones rutinarias o cíclicas. Estas últimas actividades o esfuerzos específicos comparten con las primeras características comunes, por ejemplo:
~ Requieren de la participación de personas.
~ Disponen de recursos limitados.
~ Tienen un fin determinado.
~ Son acciones planificadas y controladas.
~ Están alineadas con la misión y la visión de la empresa.
Aunque podríamos identificar una cantidad casi ilimitada de similitudes entre estos dos tipos de actividades o esfuerzos organizacionales, también podemos identificar algunas características propias de estos esfuerzos o acciones específicas que los distinguen y que nos permiten considerarlos en la categoría de proyectos.
En general este tipo de acciones requieren de una gestión especial, exceden las incumbencias de un área en particular de la organización, están limitadas en el tiempo, es decir que no son parte de las acciones cíclicas o rutinarias y tienen un objetivo especial que las distingue de las otras actividades desarrolladas en la organización.
Algunos ejemplos de proyectos que pueden encontrarse en el ámbito de las organizaciones son:
~ La incorporación de un nuevo sistema de gestión en la empresa. ¿SAP?
~ La construcción o remodelación de la infraestructura edilicia
~ La incorporación a la empresa de un sistema para la gestión de la calidad. ¿ISO?
~ El desarrollo de un nuevo esquema de gestión organizacional. ¿Resizing?
~ El desarrollo de un nuevo sistema de capacitación organizacional. ¿Sharenet? ¿e-learning?, etc.
Como puede apreciarse en estos pocos ejemplos estas actividades tienen un fin u objetivo específico único e irrepetible. Esta unicidad o exclusividad puede percibirse aunque existan aspectos comunes entre ellos.
Esta unicidad implica que el producto o resultado de la actividad no pueda ser repetido de manera idéntica en otro proyecto.
En contraposición, en el diseño de propuestas de servicios sucede exactamente lo contrario. En general desde estructuras centralizadas se generan propuestas que son implementadas de manera idéntica o con muy pocas modificaciones en toda la estructura organizacional, inclusive cuando estas organizaciones operan en el ámbito internacional, como por ejemplo:
~ Organizaciones que ofrecen servicios de comida rápida. “?”
~ Organizaciones de servicios financieros. “?”
~ Organizaciones que comercializan productos. “?”
Retomando nuestra caracterización básica de un proyecto, reiteramos que el producto de un proyecto es único y las características que lo distinguen pueden ser elaboradas progresivamente, es decir paso por paso.
Estas características distintivas se definen en forma genérica al comienzo del proyecto, son explicitadas en detalle en la medida que el proyecto evoluciona y es posible realizar una descripción minuciosa de las mismas.
Esta descripción minuciosa, permite definir el trabajo que debe ser hecho. En el ámbito de la gestión de proyectos esta descripción de actividades se denomina gestión del alcance o “scope management”.
Como ya mencionamos los proyectos son esfuerzos acotados en el tiempo, tienen un principio y un fin. La finalización de los mismos se produce cuando se alcanzan los objetivos definidos en la propuesta o también cuando se percibe que los mencionados objetivos no podrán ser alcanzados y por lo tanto se decide cancelar la actividad.
Son esfuerzos temporarios, aunque el resultado de los mencionados esfuerzos no lo sea y permanezcan presentes en la estructura brindando un servicio de carácter permanente.
Esta temporalidad incide especialmente sobre las personas que integran el equipo de trabajo que usualmente es desafectado de la estructura organizacional que lo contenía cuando el proyecto finaliza…… leer todo el articulo
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