Mucho se ha escrito sobre las reuniones, sus funciones y el método de llevarlas a la práctica. En esta sección repasaremos brevemente algunos de estos conceptos, antes de presentar la estructura y el funcionamiento de un sistema de reuniones, con su aplicación en
Tejedurías Naiberger.
Las funciones de una reunión son múltiples. Jay (2000) enuncia las seis funciones principales que cumplen las reuniones, y que, a criterio del autor, “siempre cumplirán mejor que cualquiera de los medios más recientes de comunicación”. Ellas son:
- La reunión define el equipo, el grupo o la unidad. “Los que están
presentes pertenecen a ellos, los que no lo están, no pertenecen”.
- En la reunión, el grupo trabaja sobre los conocimientos del grupo como tal. Revisa los conocimientos, los actualiza y los acrecienta. En una buena reunión se crea una especie de “mente única dispersa entre una serie de cabezas”, a la cual se llama “mente social” y que permitiría producir mejores ideas, planes y decisiones que un conjunto de personas aisladas.
- La reunión contribuye a que los participantes entiendan el objetivo general del equipo y, además, la forma en que los aportes de cada participante coadyuvan al logro del objetivo general.
- Una reunión compromete a todos los participantes a apoyar las decisiones y objetivos propuestos, incluso a quienes originariamente se oponían a ellos. Además, las decisiones de un equipo de ejecutivos llevan más peso que las de un ejecutivo solo.
- Con frecuencia, la reunión es la única instancia en la cual el equipo existe y trabaja como tal, y en donde el líder tiene ocasión de ejercer su liderazgo.
- En la reunión se da el terreno para el “juego de status”.
Existen principios generales sobre las reuniones. Resumimos aquí algunos de ellos:
- Reúnase sólo si es necesario, excepto para las reuniones fijas establecidas, que deben realizarse mientras se mantenga su vigencia.
- Todas las reuniones deben tener objetivos claros.
- Invite a todos los interesados en el tema de la reunión, como principio. En particular, invite a un facilitador neutral para temas sensibles.
- Prepare una agenda con: temas, presentador de cada tema, tiempo asignado a cada tema.
- Haga circular la información sobre la reunión antes de que ésta se realice. Esta información debe incluir: objetivos de la reunión, agenda, lugar, fecha, hora, antecedentes de temas específicos, puntos que deben prepararse especialmente.
- Comience la reunión a horario (como forma de no sancionar a los participantes puntuales).
- Los participantes deben llegar a tiempo, estar preparados, ser concisos y participar constructivamente.
- Debe llevarse una minuta, para estudiarla y luego guardarla como memoria histórica de la organización.
- Documente (en la minuta o en otro documento fácilmente referenciable), las decisiones que se toman en la reunión.
- Documente el plan de acción de las decisiones por ejecutar que se toman en la reunión. Puede utilizarse un esquema tipo 5W1H3.
- Revise la efectividad de la reunión al terminarla y sugiera mejoras para la próxima.
- Una cuestión de cortesía: elogie en público, critique en privado.
- La reunión es preferiblemente una democracia, antes que una monarquía.
- Dé por finalizada la reunión cuando se termine de tratar la agenda.
También existen pautas para la planificación de las reuniones…. leer todo el documento.
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